Digitale Zeiterfassung: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung meistern

Das grundlegende Urteil des EuGH legte bereits 2019 fest, dass EU-Mitgliedstaaten Unternehmen verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Zeiterfassung einzuführen. Dieses System muss die Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters erfassen. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs zielte darauf ab, die Rechte der Arbeitnehmer zu stärken und sicherzustellen, dass die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eingehalten werden. 

Die Entscheidung des BAG hat dieses Urteil des EuGH für Deutschland konkretisiert. Es geht nicht mehr darum, ob die Arbeitszeit erfasst werden muss, sondern wie. Die Dokumentation der Arbeitszeit steht im Mittelpunkt, um geleistete Arbeitsstunden und jede Überstunde lückenlos nachzuweisen. Das schafft Rechtssicherheit für beide Seiten und bildet die Grundlage für eine korrekte Lohnabrechnung. 

Ist die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung das Ende der Vertrauensarbeitszeit? Die Antwort lautet nein, aber das Modell muss angepasst werden. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verzichtet, nicht aber, dass die Arbeitszeit nicht erfasst werden muss. Die Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht entgegen. 

Auch bei einem Modell der Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen aufgezeichnet werden. Die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung ändert nichts am Vertrauen, sondern nur an der Notwendigkeit der Dokumentation. Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an die Mitarbeitenden delegieren, die ihre Arbeitszeit dann eigenverantwortlich im System festhalten. 

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, um die Vorgaben des EuGH und des BAG gesetzlich zu verankern. Der Entwurf sieht vor, dass die Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden muss. Er bestätigt die Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. 

Der Entwurf enthält auch mögliche Ausnahmen für bestimmte Arbeitnehmergruppen und sieht tarifvertragliche Spielräume vor. Dennoch bleibt der Grundsatz bestehen: Der Arbeitgeber muss die Aufzeichnung der Arbeitszeit seiner Mitarbeiter sicherstellen. Die genaue Form der elektronischen Zeiterfassung wird nicht starr vorgegeben, was Unternehmen Flexibilität bei der Wahl ihres Zeiterfassungssystems gibt. 

Funktioniert die Zeiterfassung modern, ist sie einfach und flexibel. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten entweder an einem stationären Terminal im Betrieb, am PC oder – was immer beliebter wird – mobil per Smartphone. Die Zeiterfassung per App bietet maximale Flexibilität für mobiles Arbeiten, den Außendienst oder das Homeoffice. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit direkt per App erfassen, was den Prozess enorm vereinfacht. 

Ob per App oder Terminal, die Daten werden sofort an das zentrale Zeiterfassungssystem übermittelt. Dort werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit gespeichert. Die Zeiterfassung via digitaler Tools ist nicht nur effizienter als der klassische Stundenzettel, sondern auch deutlich weniger fehleranfällig. Moderne Systeme ermöglichen zudem oft eine integrierte Projektzeiterfassung, bei der die Arbeitszeit direkt bestimmten Projekten zugeordnet werden kann. 

Eine elektronische Zeiterfassung für Unternehmen bietet weit mehr als nur die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht. Durch die Automatisierung entfällt der manuelle Aufwand für die Dateneingabe und -kontrolle, was die Verwaltung massiv entlastet. Die elektronische Arbeitszeiterfassung sorgt für eine exakte und verlässliche Datengrundlage, die für die Lohnabrechnung und die betriebliche Planung unerlässlich ist. Dies schafft eine hohe Transparenz über die geleisteten Arbeitsstunden. 

Darüber hinaus ermöglicht eine gute Zeiterfassungssoftware detaillierte Auswertungen. Unternehmen können die Auswertung nutzen, um die Produktivität zu analysieren und die Personaleinsatzplanung zu optimieren. Die präzise Erfassung von Arbeitszeit, Pausen und Abwesenheiten führt zu einer fairen Abrechnung von jeder Überstunde. So wird die Zeiterfassung zu einem strategischen Werkzeug für eine effiziente Unternehmensführung. 

Moderne Zeiterfassungssysteme sind darauf ausgelegt, die Arbeitszeit so einfach wie möglich zu erfassen. Der Mitarbeiter muss lediglich den Beginn und das Ende seiner Tätigkeit buchen, den Rest erledigt die Software. Die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden werden automatisch erfasst und gespeichert. Die erfassten Daten können dann für verschiedene Zwecke genutzt werden. Eine zentrale Funktion ist die automatische Erstellung von Arbeitszeitnachweise für die Personalakte. 

Die Auswertung der Daten erfolgt in der Regel über ein Dashboard, das alle relevanten Kennzahlen auf einen Blick darstellt. Dies reicht von der gesamten Arbeitszeit über Salden für Überstunden bis hin zur Einhaltung der gesetzlichen Pausenzeiten. Eine gute Software stellt sicher, dass dem Mitarbeiter eine Kopie der Aufzeichnung zur Verfügung gestellt wird, was die Transparenz weiter erhöht. 

Bei metanoy setzen wir für die schnelle und flexible Prozessautomatisierung auf die Microsoft Power Platform – unsere Lösung für digitale Arbeitszeiterfassung nennen wir metaTRACK. Diese können wir individuell an eure Anforderungen anpassen und für euer Unternehmen realisieren.